U社 業種:商社

U社ご担当者様

―――― 導入前に困られていたことは?

ご担当者様:
総務や財務といった部署が統合されたことにより人員が減り、社宅の管理に関して専任の人も置けない中、入居者や業者とのやり取りや請求書・契約書のやり取りが煩雑で、忙しい中やっていけなくなっていました。
また、社宅規定に関しても昔のままだったので、より公平なものに変えたいと思っていたところ、他社ではどのようにされているのか等、相談に乗っていただき助かりました。
ちょうど困っていて何とかしたいと思っていたので、背中を押していただき導入に踏み切ることができました。

―――― 導入されていかがですか?

ご担当者様:
簡単に言うと、自分に秘書がいるような感じです。会社の外にも自分の仲間ができました。
電話1本でツーと言えばカーと言う感じで、こちらのして欲しいことに対応いただけるのでとても助かっています。若干の費用はあると言えど、費用には変えられないものです。

―――― 具体的な効果はありますか?

ご担当者様:
社宅の案件が発生した際、依頼の電話をすれば後は全てお任せで、契約書の控えが返ってきます。社宅情報に関してはエクセルでの管理が必要なくなり、システムから閲覧できるようになりました。また、賃料の振込先も1つで済むので大変便利です。
特にありがたいのが、更新時の減額交渉です。導入して1年経たないですが、既に4件ほど減額いただいています。意外と自分たちではできていなかったことですが、年間で見ると経費の削減に大きく貢献しています。
敷金の精算に関しては、退去してから半年以上敷金が返還されず困ったことがありましたが、お任せしてからは催促の必要もなく、精算書通りの期日で返還いただけます。
また、導入時に火災保険の提案をいただいたことがきっかけで、初めて総括保険があることを知りました。結果的には自社の保険を使うことになりましたが、そのおかげでこれまでよりも効率が良くなり、保険料も安くなりました。提案いただかなければ見直すこともなかったと思うので感謝しています。

―――― その他にメリットやご要望を教えてください

ご担当者様:
これまで総務での業務はアウトソーシングしたことがあまりなかったのですが、社宅管理業務のアウトソーシングは大成功と言えます。
総務というのはやることが多すぎます。その一つを全てお任せできるのは助かります。
システムに関してはもっとたくさんの使い道があると聞いているので、少しずつ教えていただきたいです。
保険や引っ越しといった部分も、付き合いのある業者が無ければ、社宅管理とセットでお任せできるので、他の企業でもかなり助かると思います。
これまで2月、3月と言えば決算前で非常に忙しい時期であるのに新入社員や転勤者の社宅探しをしなければなりませんでしたが、アウトソーシングをしたことで来年の2月、3月は安心して迎えられそうです。

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